La Administración (lat. ad, hacia, dirección, tendencia, y minister, subordinación, obediencia) es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización. Se pueden obtener muchos beneficios al ponerla en practica
Otras definiciones de Administración (según varios autores):
- La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. (George R. Terry)
- La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. (José A. Fernández Arenas)
- La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.
- HistoriaExisten dificultades al remontarse al origen de la historia de la administración; algunos escritores, remontan el desarrollo de la administración a los comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos constructores de las pirámides, o a los métodos organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo, muchas empresas pre-industriales, dada su escala pequeña, no se sentían obligadas a hacer frente sistemáticamente a las aplicaciones de la administración.
Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre los siglos V y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de la organización, y de esta forma el nacimiento formal de la administración. Sin embargo es en el Siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de manera científica, y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la revolución industrial. - La Administración de las Tecnologías de Información: tiene como objetivo el desarrollo de sistemas de información que ayudan a resolver problemas de la administración.
Las organizaciones tanto lucrativas como no lucrativas deben mantenerse a la vanguardia en sus diferentes campos de acción, y para poder realizar esto deben contar con lo último en sistemas de información que puedan cubrir las necesidades tanto de su entorno interior como de su entorno exterior. El rediseño de una organización basado en la adquisición de nuevas tecnologías de información que den paso a un nuevo sistema de información no es tarea fácil, se tienen que tomar en cuenta muchos aspectos de la organización (recursos humanos, económicos y operativos) y se debe seguir un proceso previamente definido para poder hacer que este rediseño sea todo un éxito. - Proceso
Lo primero que se debe realizar en el rediseño de una organización con sistemas de información es el análisis de las necesidades. Existen dos metodologías importantes para determinar las necesidades de información esenciales de la organización en su totalidad:
- El análisis de la empresa, el cual examina toda la organización en términos de sus unidades, funciones, procesos y elementos de información
- El análisis de los factores críticos para el éxito, el cual se basa en la premisa de que las necesidades de información de una organización están determinadas por un número reducido de factores críticos para el éxito (CSF, del inglés critical success factors).
Existen cuatro clases de cambio estructural en las organizaciones que se pueden presentar en el rediseño de una organización en base a sistemas de información:
- Automatización, la forma más común de cambio en la organización que la tecnología de información hace posible. Esta consiste en el uso de computadoras para acelerar el desempeño de tareas existentes.
- Racionalización, consiste en la agilización de los procedimientos operativos estándar eliminando cuellos de botella obvios, de modo que la automatización haga más eficientes los procedimientos operativos.
- Reingeniería, esta implica rediseñar radicalmente el flujo de trabajo y los procesos de negocios que se siguen para generar productos y servicios, con el objeto de reducir radicalmente los costos del negocio
- Cambios de paradigma, esta es la forma más radical de cambio en los negocios e implica una reconceptualización de la naturaleza del negocio y de la organización misma.
Un sistema de información nuevo se construye como solución de algún tipo de problema o conjunto de ellos que la organización percibe ante sí. El término desarrollo de sistemas se refiere a todas las actividades implicadas en la producción de una solución de sistemas de información para un problema u oportunidad de la organización. El desarrollo de sistemas es un tipo de resolución de problemas estructurada con actividades bien definidas. Éstas consisten en:
- El análisis de sistemas. Análisis de un problema que la organización tratará de resolver con un sistema de información. Además de sugerir una solución el análisis de sistemas implica un estudio de factibilidad para determinar si la solución es factible, para ello es preciso analizar tres áreas de factibilidad:
- Factibilidad técnica
- Factibilidad económica.
- Factibilidad operativa.
- Diseño de sistemas. Detalla cómo un sistema satisfará los requisitos de información determinados por el análisis de sistemas. El diseño puede ser lógico, el cual presenta los componentes del sistema de información; y físico, el cual es el proceso de traducción del modelo lógico al diseño técnico específico el sistema nuevo.
- Programación. Proceso de traducir a código de programa las especificaciones del sistema preparadas durante la etapa de diseño.
- Pruebas. Proceso exhaustivo y minucioso que determina si el sistema produce los resultados deseados en condiciones conocidas.
- Conversión. Proceso de cambiar del sistema antiguo al nuevo. Existen cuatro estrategias de conversión principales:
- Estrategia paralela. Enfoque de conversión seguro y conservador en el que tanto sistema antiguo como posible sustituto operan juntos durante un tiempo hasta que todos quedan convencidos de que el sistema nuevo funciona correctamente.
- Estrategia de cambio directo. Enfoque de conversión riesgoso en el que el sistema nuevo sustituye totalmente al antiguo en un día designado.
- Estrategia de estudio piloto. Introduce el sistema nuevo en un área limitada de la organización hasta que demuestre ser plenamente funcional; sólo entonces podrá efectuarse la conversión al sistema nuevo en toda la organización.
- Estrategia del método de fases. Introduce el sistema nuevo en etapas, ya sea por funciones o por unidades de organización.
- Producción y mantenimiento. Una vez que se ha instalado el sistema nuevo y se ha terminado de efectuar la conversión, se dice que el sistema está en producción. En esta etapa, tanto los usuarios como los especialistas técnicos revisan periódicamente el sistema para determinar qué tan bien está cumpliendo con sus objetivos originales y decidir si conviene efectuar alguna modificación. Los cambios con el fin de corregir errores, cumplir con requisitos nuevos o mejorar la eficiencia del procesamiento reciben el nombre de mantenimiento.
Los sistemas difieren en cuanto a su tamaño, complejidad tecnológica y los problemas de organización que se supone van a resolver. Puesto que hay diferentes tipos de sistemas y de situaciones en los que cada sistema se concibe o construye, se han desarrollado varios métodos de construcción de sistemas, los cuales deben cumplir con la metodología explicada en este artículo. - El papel del administrador:
La profesión de administrador tiene muchos aspectos: según el nivel en que se sitúe, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planificación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto más se preocupe el administrador para saber o aprender cómo se ejecutan las tareas, más preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto más se preocupe por desarrollar conceptos más preparado estará para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planificación y el control de producción, etc, ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo más importante y fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada.
Los destacados de la administración son los administradores, siendo la carrera universitaria que expide el título respectivo la Licenciatura en Administración de Empresas, asimismo en casi todos los países del mundo existe una maestría de posgrado en negocios llamada MBA.
Neomanagement, un Nuevo Paradigma para la Administración de Empresas.
Según el Dr. Rafael Girón, el concepto de Neomanagement, se puede ver como una nueva administración de empresas que rompe todos los viejos paradigmas, lo cual supone una visión transgresora, clara y sin paliativos del futuro, esta tendencia plantea que arrasa el pasado y establece el definitivo triunfo del capitalismo, en donde no son las teorías, lo que cuentan si no los resultados.
Dado que el trabajador participa en los beneficios de la actividad de la empresa, en forma proporcional a su aporte, se debe restar a este cobro, una prima por el riesgo que corre el empresario y no los trabajadores, por tanto reconoce que no hay un justo equilibrio entre el valor agregado por el trabajador y su retribución. Lo que se traduce en que el trabajador cobra mientras la empresa funciona y se puede ir cuando quiera, sin tener que correr con los riesgos empresarios. El mercado de trabajo se va perfectuando, ya que cada vez es más grande y eficiente, esto por el gran volumen de información que facilitan las NTICs (Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación), esto asigna el recurso humano en forma eficiente en términos del perfil ocupacional y a sus preferencias personales. Así los que sean valorados como buenos trabajadores se convierten en activos estratégicos para la empresa, los cuales esta procura retener.
La compensación del trabajador, por ser asalariado y no propietario, lo que incluye a todos los gerentes, dependerá entonces de su posición en estructura organizacional, esto en términos de su responsabilidad estratégica, lo que naturalmente generará asimetrías. Esto por que las incompetencias y los errores de los trabajadores son causa de destrucción de valor agregado, esta parametrización, genera la polémica y el debate entre los teóricos de la administración de empresas, por las consecuencias que comporta. Dicha compensación no sería sólo monetaria, sino que también en especie. Además se debe tener en cuenta que algunos trabajadores, necesitan sentirse integrados a una organización que les garantice una sensación permanente de seguridad y amparo, dando así satisfacción a su espíritu gregario independientemente de cuál sea su vocación. Es deseable que los intereses de los trabajadores y la empresa sean coincidentes, o a lo menos estén alineados en la misma orientación. Así no debe estar en la organización quien destruya valor. Volviéndose deseable la automatización de las tareas básicas o repetitivas.
En cuanto al trabajo del futuro, este se caracterizará por; Amplia información online en tiempo real sobre ofertas de empleo. Flexibilidad en el Empleo. Trabajo más Profesional. Disminución de la jornada laboral. Períodos de vacaciones breves a lo largo del año. Teletrabajo llegará a todas las actividades laborales. Se retribuirá claramente por el valor agregado. La legislación laboral se irá reduciendo y simplificando. La flexibilidad laboral aumentará. Todos los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales serán cubiertos. El Cotizar a un fondo de pensiones será la principal inversión que, junto con la adquisición de vivienda, orientará el ahorro de trabajadores y profesionales. Aumentará el espíritu asociativo de trabajadores y profesionales, al margen de los actuales Sindicatos o Colegios Profesionales. Los trabajadores, tanto profesionales autónomos como por cuenta ajena, no dejarán apenas herencia a sus descendientes. La inversión a lo largo de la vida laboral será recuperada en la jubilación, que se convertirá en un período de desinversión y consumo para satisfacer la calidad de vida al máximo posible de cada cual. Todo el mundo trabajará para todo el mundo. La empresa no tendrá necesidad de una infraestructura física como antiguamente (Empresa Virtual). Si el negocio desaparece, la empresa no tiene razón de ser.
En cuanto a la oficina de la empresa del futuro, esta se caracterizará por; Que ya no se acudirá a la oficina para cumplir un horario. El trabajo administrativo agregará valor al negocio empresarial. Todo trabajo administrativo que se pueda hacer, se hará fuera de la oficina, fuera de horas. El espacio físico de la oficina solamente servirá para que el equipo de trabajo se reúna ocasionalmente. El equipamiento básico de un oficinista será: un ordenador portátil con comunicaciones inalámbricas de cobertura nacional. No habrá despachos individuales ni privacidad, ni asignación de espacio. No habrá papeles ni papeleras, toda la documentación será digitalizada. La telefonía IP mediante ordenador permitirá la comunicación con clientes, y también con trabajadores de la misma empresa. Se usaran videoconferencias, personal o colectiva. Los oficinistas no tendrán espacio propio de trabajo, pero sí dispondrán de un armario personal y exclusivo donde poder guardar sus pertenencias hasta que regresen a la oficina. La empresa sabrá el aporte de cada cual. Será posible la meritocracia. La alta dirección de la empresa podrá seguir mejor la trayectoria profesional de las personas. La transparencia acabará con la discrecionalidad.
En cuanto a la empresa y el negocio, habrá subcontratación en red, la empresa se convertirá en negocio, será meramente una razón social regida por el derecho mercantil, se prescindirá de los elementos de la red que dejen de agregar valor o aporten poco, será un negocio sustentado en una ventaja competitiva; cuyo principal activo será la inteligencia (tanto humana como artificial), desaparece la vieja polémica sobre la propiedad de los medios de producción, ya que es el cerebro y todos tienen uno. Los estudiantes serán los próximos emprendedores, el nuevo paradigma será el trabajo sináptico, la empresa será virtual, siempre se estará agregando valor, el mercado global se caracterizará por la deslocalización, con movimiento de capitales, migraciones, la moneda fuerte y común y existirá reconversión.
En cuanto al ser humano y la empresa, se hace la distinción de que el activo más valioso de las empresas modernas, no es el Recurso Humano en forma simple, si no la inteligencia. En donde la inteligencia artificial se impondrá. Así el ser humano no será imprescindible para la producción de bienes y servicios, pero seguirá siendo la principal unidad de consumo. En el futuro habrá que incidir en una mayor productividad, basada en la utilidad y la conveniencia efectivas de los productos y servicios lanzados al mercado. Un mundo orientado a la calidad de la vida de los seres humanos y no a su cantidad, en donde el crecimiento por el crecimiento es un círculo vicioso que no conduce a ninguna parte en un mundo de dimensiones y recursos limitados. Está el concepto de Crowdsourcing, en donde una compañía publica un proyecto para todo aquel que esté dispuesto a trabajar en él, no se exigen referencias, ni formación, ni conocimientos, es una subcontratación, en donde sólo cuentan los resultados.
En cuanto a los trabajadores, termina la propiedad de los medios de producción, por que en la era del conocimiento, el principal medio de producción es la inteligencia, el trabajador se da cuenta, por primera vez, de su importancia, agrega valor, siendo necesario en la medida que agregue valor, quien negociará con la empresa su aportación de valor, pudiendo trabajar en más varias empresas a la vez, siendo autónomo, con cultura profesional, gestionará su carrera laboral y su aportación de valor, las empresas serán sus clientes, negociará sus honorarios en función de su aportación de valor, pagará su seguridad social, plan de pensiones, seguros profesionales, etc.
Las empresas deben segmentar y focalizarse en donde más les convenga. Se deben reconocer los problemas antes de que se convierta en una emergencia. La cuantificación de las dimensiones, sería discreta, nunca continua, la continuidad sería mental, no real. Toda innovación tiene un componente de improvisación. La mejor estrategia para construir una organización competitiva consiste en ayudar a las personas a ser más de lo que son. La industria del conocimiento no requiere gran inversión: el talento es toda su maquinaria; pero hay que cuidarlo. Un líder es alguien a quien se sigue a un lugar, al que no se iría por si mismo. Si no se tiene una idea buena, simple y diferenciadora, más vale que se tenga un precio excelente. El equipo es más crítico que el gerente, esto para el éxito de su organización. Mucho del conocimiento está en la cultura de la organización. El capital humano ha sobrepasado al capital financiero y al capital tecnológico como la primera fuente de ventaja competitiva. Los líderes no crean seguidores, crean más líderes. La habilidad de una organización para aprender y convertir rápidamente lo aprendido en acción, es su máxima ventaja competitiva. Dirigir no es una cuestión de control sino de enfoque, para tener éxito en el futuro, los empresarios tendrán que ser más como los diseñadores, más “maestros de la heurística” que “gerentes de algoritmos“. La efectividad organizacional no se encuentra en ese estrecho concepto llamado racionalidad. Está en la mezcla de una lógica lúcida y una intuición poderosa. Las personas serán juzgadas también por la forma en que se manejan con si mismas y con los demás. Lo que se hace es resultado directo no sólo de qué y cómo se piensa, sino también de qué y cómo se siente. La esencia de la estrategia no es simplemente elegir qué hacer; también exige elegir lo que no hay que hacer. A la larga el tiempo es justo en la recompensa del esfuerzo efectivo. No se pueden dirigir empresas del siglo XXI con estructuras del siglo XX y directivos del siglo XIX. En una economía inteligente, un buen negocio es una comunidad con un propósito, no una mera propiedad. El cambio trae tensión consigo pero también te permite sentir que se está vivo. Los líderes del futuro tendrán que enfrentarse a un mundo con límites finitos, sin respuestas facilistas y la aleccionadora comprensión de que nos enfrentamos a problemas importantes y aparentemente insolubles en múltiples frentes.
Lo planteado por el Dr. Girón, es una buena aproximación práctica de la sociotecnologías de tipo económico y empresarial, que se deben entender dentro de la práctica directiva y gerencial.
Les invitamos a que miren este video:
